Boas práticas no SUAP: escolha a tipologia processual correta

Como parte das orientações sobre boas práticas administrativas no âmbito da gestão documental do Cefet/RJ (atual UFCIRJ), o Arquivo Geral (ARQGE) apresenta orientações sobre a escolha da tipologia processual correta no SUAP.

Essa escolha não é apenas uma questão de classificação. O tipo de processo escolhido determina o prazo de guarda e a destinação dos documentos, que poderá ser a eliminação ou a preservação. 

Por isso, é fundamental verificar se a tipologia corresponde à finalidade da demanda. Uma escolha incorreta pode fazer com que documentos sejam mantidos por mais tempo do que o necessário, gerando acúmulo, ocupação indevida de espaço e gasto de recursos públicos.

No exemplo apresentado, uma solicitação simples de alteração de férias deve ser realizada pelo SouGov.br. Se for registrada equivocadamente como processo no SUAP, com a tipologia “Petição, Recurso/Reconsideração de Ato Administrativo”, o documento ficará sujeito a prazo de guarda e destinação diferentes daqueles aplicáveis à demanda.

Escolher a tipologia correta é, portanto, uma boa prática de gestão documental e contribui para o uso adequado dos recursos públicos.

Em caso de dúvida, consulte os instrumentos de gestão de documentos disponíveis na página do Arquivo Geral ou entre em contato com o ARQGE pelos canais de atendimento.

Para saber mais, acesse o documento “Orientação técnica sobre a utilização de tipologias processuais no SUAP”.